§1. DEFINICJE
Użyte w niniejszej Polityce Prywatności określenia pisane wielką literą należy interpretować zgodnie z definicją zawartą w Regulaminie korzystania z platformy e-KIRP Krajowej Izby Radców Prawnych .
§2. SPOSÓB I ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH
W ramach świadczenia Usług Usługodawca może przetwarzać dane samodzielnie przekazywane przez Użytkowników, dane pozyskiwane automatycznie oraz pozyskiwać dane ze źródeł zewnętrznych. Dane dotyczące Użytkowników końcowych pozyskiwane są wyłącznie automatycznie, za wyjątkiem rozpatrywania reklamacji oraz komunikacji z Użytkownikiem końcowym.
Dane przekazywane bezpośrednio przez Użytkownika
A. Identyfikacja Użytkownika
Usługodawca może uzależnić dostęp do Usługi od potwierdzenia tożsamości Użytkownika oraz jego przynależności do właściwej okręgowej izby radców prawnych. W celu identyfikacji Użytkownik może zostać poproszony o podanie co najmniej imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru wpisu na listę prowadzoną przez właściwą okręgową izbę radców prawnych. Użytkownik może zostać poproszony o podanie dodatkowych informacji takich jak numer PESEL lub inny identyfikator umożliwiający taką identyfikację. W przypadku konieczności potwierdzenia tożsamości Użytkownika za pośrednictwem innego administratora (np. właściwej okręgowej izby radców prawnych) weryfikacja taka następuje automatycznie za zgodą Użytkownika.
Jeśli Użytkownik zechce skorzystać z rejestracji za pośrednictwem innych serwisów, Usługodawca będzie gromadzić dane, które zapisane są na profilu konta w tym serwisie, wraz z identyfikatorem wykorzystywanym w ramach tego serwisu.
B. Korzystanie z Usług lub funkcjonalności:
W zależności od charakteru usługi Użytkownik może zostać poproszony o podanie lub samodzielnie podać inne dane dla właściwego korzystania z danej usługi lub funkcjonalności.
Skorzystanie z niektórych funkcjonalności lub Usług może wiązać się z koniecznością podania danych niezbędnych dla właściwego działania tych funkcjonalności lub dla realizacji usług których żąda Użytkownik. Takie dane dodatkowe mogą obejmować w szczególności:
Newsletter:
Zakres tematyczny, obszar zainteresowania,
Platforma E-learningowa:
przynależność do samorządu zawodowego,
Serwis radców prawnych:
wizerunek (zdjęcie),
dane kontaktowe Użytkownika,
dane adresowe kancelarii,
wskazanie na mapie,
dane zawarte w artykułach, plikach, hyperlinkach,
znajomość języków obcych,
wykaz dziedzin prawa.
W przypadku korzystania z usługi odpłatnej Użytkownik może zostać poproszony o podanie dodatkowych danych niezbędnych do wystawienia rachunku lub faktury lub niezbędnych dla realizacji płatności.
Podanie wymienionych powyżej danych jest dobrowolne, ale niezbędne dla prawidłowego korzystania z Usług lub konkretnych funkcjonalności w ramach tych Usług.
C. Komunikacja
Usługodawca zapewnia Użytkownikom możliwość komunikowania się z Usługodawcą. W przypadku komunikowania się za pośrednictwem Usługi Usługodawca będzie przetwarzać dane identyfikacyjne Użytkownika, treść komunikatu oraz wszelkie dokumenty załączone do takiej komunikacji.
Dane gromadzone automatycznie
W toku korzystania z Usług przez Użytkownika Usługodawca gromadzi dane o aktywności Użytkownika, dotyczące korzystania przez Użytkownika z poszczególnych funkcjonalności oraz podejmowanych przez Użytkownika wyborów.
W czasie korzystania z Usług przez Użytkownika Usługodawca może przetwarzać dane, które nie zawierają danych kontaktowych Użytkownika, ale są wykorzystywane do identyfikacji określonego urządzenia oraz oprogramowania, za pomocą którego Użytkownik uzyskuje dostęp do Usług. W taki sposób Usługodawca może pozyskiwać:
dane dotyczące połączenia, w tym: dane na temat połączenia internetowego, adres IP oraz inne identyfikatory internetowe.
dane o urządzeniu oraz oprogramowaniu, z którego następuje dostęp do Usług, w tym:
identyfikatory urządzenia,
marka i typ urządzenia,
system operacyjny i wersja urządzenia,
ustawienia urządzenia i oprogramowania, takie jak czcionki, ustawienia językowe, strefa czasowa, rozdzielczość ekranu,
typ i wersja przeglądarki,
informacje o oprogramowaniu dotyczące urządzenia,
dane dotyczące lokalizacji, w tym:
informacje o obszarze z którego urządzenie Użytkownika łączy się z Usługą,
informacje o lokalizacji udostępnione przez urządzenie,
dane zawarte w plikach cookie:
informacje zapisywane i przechowywane tymczasowo w plikach cookie.
dane związane z aktywnością Użytkownika w Usłudze, w tym dane dzienników zdarzeń.
Dane pozyskane z innych źródeł
Usługodawca może również, w ograniczonym zakresie, pozyskiwać dane na temat Użytkownika z innych źródeł, np. w przypadku, konieczności weryfikacji w ogólnodostępnych rejestrach podmiotów gospodarczych lub dla potwierdzenia posiadanych uprawnień (np. CEIDG).
Jeśli Użytkownik zechce skorzystać z rejestracji za pośrednictwem innych serwisów, Usługodawca będzie gromadzić dane, które zapisane są na profilu konta w tym serwisie, wraz z identyfikatorem wykorzystywanym w ramach tego serwisu.
§3. CELE I PODSTAWY PRZETWARZANYCH DANYCH.
Usługodawca przetwarza dane Użytkowników końcowych wyłącznie w celu świadczenia Usług, rozpatrywania reklamacji oraz dla zapewnienia bezpieczeństwa Usług oraz Użytkowników lub ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń.
A. Świadczenie Usług oraz wsparcie Użytkowników
Usługodawca przetwarza dane osobowe niezarejestrowanych użytkowników i Użytkowników końcowych wyłącznie w sposób automatyczny, do momentu przystąpienia do procesu rejestracji lub zalogowania. Usługodawca przetwarza dane osobowe Użytkowników po ich poprawnym zalogowaniu do Usługi.
Podstawy prawne przetwarzania danych:
realizacja umowy (art.6 ust. 1 lit. b RODO), tj. niezbędność przetwarzania do wykonania umowy, lub podjęcia działań przed zawarciem umowy,
udzielona przez Użytkownika zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w zakresie oraz celu każdorazowo określanych w treści zgody, w szczególności w celu udostępnienia danych celem weryfikacji tożsamości, lub przetwarzanie danych przekazywanych dobrowolnie przez Użytkowników,
prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim w szczególności jest wsparcie Użytkowników.
W zależności od podstawy prawnej przetwarzania danych, Usługodawca może przechowywać dane osobowe w poniższych okresach, jeśli nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania danych:
do wycofania zgody przez Użytkownika,
do czasu zakończenia świadczenia Usług oraz zakończenia postępowań reklamacyjnych,
do czasu wygaśnięcia roszczeń związanych ze świadczonymi Usługami.
B. Realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa
Usługodawca może przetwarzać dane osobowe Użytkowników w celach związanych z realizacją obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy, w związku z:
prowadzeniem księgowości, wystawianiem rachunków i faktur oraz opłata podatków,
prowadzeniem sprawozdawczości finansowej i podatkowej,
realizacją innych działań wynikających z przepisów prawa lub w realizacji żądań kierowanych przez uprawnione organy.
Podstawy prawne przetwarzania danych:
realizacja obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), jeśli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków jakimi są w szczególności prowadzenie księgowości, wystawianie rachunków i faktur oraz opłata podatków, sprawozdawczość podatkowa.
Jeśli nie istnieją inne podstawy prawne przetwarzania danych, Usługodawca przetwarza dane w okresie:
przez czas trwania obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego w którym nastąpiła transakcja finansowa).
C. Reklamacje oraz korespondencja z Użytkownikiem
W przypadku kierowania do Usługodawcy korespondencji za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane w celu komunikacji, udzielenia odpowiedzi i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
Podstawa prawna przetwarzania danych:
prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), jakim w szczególności jest prowadzenie bieżącej komunikacji w tym korespondencji w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, realizacja zgłoszeń reklamacyjnych, a także ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń.
Jeśli nie istnieją inne podstawy prawne przetwarzania danych, Usługodawca przetwarza dane w okresie:
do czasu zakończenia świadczenia usług oraz zakończenia postępowań reklamacyjnych,
do czasu wygaśnięcia roszczeń związanych ze świadczonymi usługami.
D. Rozwój Usług
Usługodawca może przetwarzać dane osobowe dla prowadzenia analiz i statystyk w celach związanych z poprawą jakości świadczonych Usług oraz ich rozwojem. Na podstawie uzyskanych informacji Usługodawca dowiaduje się, w jaki sposób oraz jak często Użytkownicy korzystają z poszczególnych funkcjonalności i Usług, jakie funkcjonalności powinny zostać poprawione, a które zmienić lub rozwinąć.
Podstawy prawne przetwarzania danych:
prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest rozwój oraz podnoszenie jakości świadczonych usług.
Jeśli nie istnieją inne podstawy prawne przetwarzania danych, Usługodawca przetwarza dane w okresie:
do czasu zakończenia świadczenia usług,
do czasu wygaśnięcia roszczeń związanych ze świadczonymi usługami.
E. Zapewnienie bezpieczeństwa oraz roszczenia
Usługodawca dba o bezpieczeństwo Użytkowników. Usługodawca prowadzi automatyczne analizy ruchu sieciowego oraz zachowania i danych przekazywanych przez Użytkowników dla zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności Usług oraz Użytkowników. Usługodawca może również prowadzić analizy treści wprowadzanych przez Użytkowników celem wykrycia i przeciwdziałania nadużyciom oraz sprzecznym z prawem lub Regulaminem zachowaniom Użytkowników.
Podstawy prawne przetwarzania danych:
prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim w szczególności jest zapewnienie bezpieczeństwa usług oraz bezpieczeństwa Użytkowników oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.
Jeśli nie istnieją inne podstawy prawne przetwarzania danych, Usługodawca przetwarza dane w okresie:
do czasu zakończenia świadczenia usług,
do czasu wygaśnięcia roszczeń związanych ze świadczonymi usługami.
F. Przetwarzanie danych w celach promocyjnych
Usługodawca może także przetwarzać dane osobowe w celu prowadzenia działań promocyjnych, w tym:
organizowanie konkursów, loterii, innych akcji promocyjnych,
przekazywanie, za zgodą Użytkownika, wiadomości zawierających treści promocyjne dotyczące świadczonych Usług i organizowanych wydarzeń na podane przez Użytkownika adresy elektroniczne,
innego rodzaju działania promocyjne, w tym bezpośredni kontakt z Użytkownikiem za pośrednictwem kanałów elektronicznych (takich jak sms, telefon, e-mail).
Podstawy prawne przetwarzania danych:
prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim w szczególności jest przeprowadzenie oraz rozstrzygniecie konkursu, loterii, akcji promocyjnej,
udzielona przez Użytkownika zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) na przetwarzanie danych w celu i zakresie każdorazowo określonych w treści zgody.
Jeśli nie istnieją inne podstawy prawne przetwarzania danych, Usługodawca przetwarza dane w okresie:
w czasie niezbędnym do podejmowania działań promocyjnych, w tym przeprowadzenia akcji promocyjnej, jej rozstrzygnięcia oraz przekazania nagród,
do wycofania zgody.
§4. ODBIORCY DANYCH
W celu świadczenia Usług Usługodawca może udostępniać dane Użytkowników następującym kategoriom odbiorców:
podwykonawcom świadczącym usługi na rzecz Usługodawcy, w tym zapewniającym wsparcie techniczne funkcjonowania Usług,
partnerom wspierającym niektóre działania Usług, działającym jako odrębni administratorzy, zgodnie z własnymi politykami prywatności, w tym:
właściwa okręgowa izba radców prawnych,
operator finansowy – w przypadku realizacji płatności za pośrednictwem Usługi,
operator pocztowy – w przypadku wysyłki materiałów lub nagród,
administratorzy innych serwisów, w tym portali społecznościowych -– o ile będzie to niezbędne dla skorzystania z funkcjonalności oferowanych przez te podmioty lub w przypadku korzystania z funkcji rejestracji lub logowania za ich pośrednictwem,
innym Użytkownikom – w przypadku komunikacji pomiędzy Użytkownikami, lub korzystaniu z funkcjonalności współdzielonych (np. uczestnictwo w tym samym wydarzeniu, szkoleniu) oraz w przypadku umieszczenia danych na profilu Użytkownika celem ich udostępnienia w ramach Usługi.
w przypadku uczestnictwa w wydarzeniach (np. wykładach, szkoleniach) podlegających utrwaleniu Wizerunek Użytkownika oraz inne dane ujawnione przez Użytkownika w trakcie wydarzenia (np. utrwalone zadawane pytania lub wypowiedzi Użytkownika) mogą zostać utrwalone oraz udostępnione bez dodatkowych ograniczeń lub w zakresie i na zasadach określonych dla tego wydarzenia.
w przypadku korzystania z Usługi, polegającej na udostępnianiu i prezentacji danych, wskazane przez Użytkownika dane będą udostępnione innym Użytkownikom lub Użytkownikom końcowym bez dodatkowych ograniczeń.
W pewnych okolicznościach Usługodawca może być zobowiązany do udostępnienia danych o Użytkownikach uprawnionym organom podejmującym czynności na podstawie przepisów prawa.
§5. PRZEKAZANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH
Dane Użytkownika mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej „EOG”), do kraju, które nie zapewnia stopnia ochrony danych stosowanego w Unii Europejskiej (tzw. „Państwo trzecie”). W każdym przypadku przekazanie takie odbywa się wyłącznie z wykorzystaniem właściwych zabezpieczeń związanych z takim przetwarzaniem danych, w tym w szczególności na podstawie umowy z odbiorcą danych z wykorzystaniem tzw. „Standardowych Klauzul Umownych”, zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub zastosowaniem innego środka określonego w Rozdziale V RODO. Dodatkowe informacje o zastosowanych środkach ochrony można uzyskać poprzez przesłanie żądania w sposób wskazany w §9.
§6. PROFILOWANIE ORAZ DECYZJE PODEJMOWANE AUTOMATYCZNIE
Dane osobowe Użytkowników będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na sytuację Użytkowników. Przetwarzanie zautomatyzowane, w tym profilowanie może polegać na analizie i ocenie danych Użytkownika celem dostosowania zachowania Usługi do konfiguracji urządzenia oraz oprogramowania, z którego Użytkownik korzysta, jak również do preferencji Użytkownika.
W przypadku korzystania z niektórych Usług działania podejmowane przez Użytkowników mogą być monitorowane celem weryfikacji przestrzegania przez Użytkowników regulaminów obowiązujących dla danej Usługi. Decyzja, dotycząca oceny przestrzegania zapisów regulaminu nie jest podejmowana automatycznie, może jednak uwzględniać monitorowane dane zachowania Użytkowników.
§7. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Usługodawca dba o bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych. Usługodawca przetwarza wyłącznie dane w zakresie niezbędnym dla osiągnięcia celu ich przetwarzania. Dane osobowe zbierane przez Usługodawcę są przetwarzane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, w tym RODO.
Usługodawca wdrożył szereg technicznych i organizacyjnych środków ochrony, w tym m.in.:
korzystanie wyłącznie z usług zaufanych partnerów, którzy gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony przetwarzania danych,
szyfrowanie transmisji przy przekazywaniu nam danych,
przechowywanie danych w sposób zaszyfrowany,
dostęp do danych nadawany wyłącznie w przypadku, gdy taki dostęp jest uzasadniony i niezbędny,
stosowanie środków monitorowania ruchu sieciowego w celu zapobiegania złośliwym zachowaniom oraz dla zapewnienia ciągłości świadczenia Usług.
§8. PRAWA UŻYTKOWNIKÓW
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przez Usługodawcę, Użytkownik posiada szereg uprawnień. Usługodawca zapewnia respektowanie wszystkich praw Użytkowników wynikających z RODO i innych przepisów prawa, w tym:
Prawo do wycofania zgody w każdym czasie – Użytkownik może wycofać udzieloną wcześniej zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podejmowanych na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Prawo dostępu do danych osobowych – Użytkownik może domagać się uzyskania informacji o tym, jakie dane osobowe są przetwarzane przez Usługodawcę, w tym otrzymania kopii swoich danych osobowych.
Prawo sprostowania danych osobowych – Użytkownik może domagać się poprawienia danych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia danych, które są niekompletne.
Prawo usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”) – Użytkownik może domagać się usunięcia wszystkich swoich danych przypadkach określonych w art. 17 RODO, m.in. w razie cofnięcia zgody na ich przetwarzanie (o ile stanowiła jedyną podstawę przetwarzania) lub gdy dane były przetwarzane niezgodnie z prawem.Ważne! Użytkownik nie będzie mógł skorzystać z tego uprawnienia, gdy przetwarzanie danych wynika z realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa lub gdy przetwarzanie jest niezbędne dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo sprzeciwu – Użytkownik może w dowolnym momencie domagać się wstrzymania przetwarzania danych z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją w wypadku, w którym jego dane są przetwarzane do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów (np. w celu prowadzenia statystyk i analiz). W takim wypadku Usługodawca przestanie przetwarzać dane osobowe, chyba że będą istnieć ważne prawnie i uzasadnione: (1) podstawy do ich przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności Użytkownika lub (2) podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych – Użytkownik może domagać się „zablokowania” danych (tj. ograniczenia wszelkich operacji przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania) w określonych sytuacjach, m.in. w czasie niezbędnym do ich poprawienia lub gdy nie będą one dalej potrzebne, lecz ich przechowywanie jest potrzebne Użytkownikowi, np. do ochrony jego praw.
Prawo do przenoszenia danych osobowych – Użytkownik może domagać się otrzymania danych, które dostarczył Usługodawcy, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Użytkownik może żądać uzyskania tych danych lub przesłania ich bezpośrednio innemu, wskazanemu administratorowi, o ile będzie to technicznie możliwe.
Ponadto, w razie podejrzenia naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, użytkownikowi przysługuje prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
§9. KONTAKT Z ADMINISTRATOREM DANYCH
W celu realizacji swoich praw oraz w przypadku wszelkich pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych Usługodawca zaprasza do kontaktu z pod adresem: e-kirp@kirp.pl, za pośrednictwem wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych ( iod@kirp.pl) lub pisząc na adres naszej siedziby.
§10. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE
Usługodawca używa technologii śledzących, w tym plików cookies. Są to niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez serwer www i przechowywane przez oprogramowanie komputera przeglądarki. Kiedy przeglądarka ponownie połączy się ze stroną, witryna rozpoznaje rodzaj urządzenia, z którego łączy się użytkownik. Parametry pozwalają na odczytanie informacji w nich zawartych jedynie serwerowi, który je utworzył. Cookies ułatwiają więc korzystanie z wcześniej odwiedzonych witryn.
Gromadzone informacje dotyczą adresu IP, typu wykorzystywanej przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych, informacji o czasie i dacie, lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za pośrednictwem formularza kontaktowego.
Administrator może wykorzystywać następujące rodzaje plików cookies:
„niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z dostępnych usług, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania. Wyłączenie korzystania z tego rodzaju plików cookies może uniemożliwić korzystanie z Usług;
pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania;
„wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania z poszczególnych funkcjonalności i Usług;
„funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.
Użytkownik w każdej chwili ma możliwość wyłączenia lub przywrócenia opcji gromadzenia cookies poprzez zmianę ustawień w przeglądarce internetowej. Instrukcja zarządzania plikami cookies jest dostępna na stronie http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies .
Użytkownik może w każdej chwili zarządzać ustawieniami cookies, jak również uzyskać informacje na temat rodzaju plików cookies, ich przeznaczenia oraz czasu ważności poprzez wybranie opcji „Zarządzaj cookies” dostępnej na dolnej belce strony.